И сегодня поговорим о том, какие ТОП 28 документов нужны в работе каждой продакшн-студии. Какие их них самые важные и какие риски каждый день угрожают при отсутствии тех или иных документов расскажу в этой статье.
1. Договор на создание видеоролика
Вообще, когда я запускал свою Студию Ruvision в 2011 году, у меня не было грамотно составленного договора. Можно сказать, что у меня не было договора. Формально, конечно же, он был — это был документ, скачанный из интернета и переделанный под создание видеоролика. Но, ясное дело, он совсем не учитывал специфику видеопроизводства, все нюансы и тонкости. В этом случае отсутствие договора лучше, чем наличие “такого” договора. При желании клиент мог запросто не принять работу и не заплатить деньги, т.к. лазеек в договоре для этого было предостаточно.
Когда клиент получает от вас неправильно составленный договор, то он сразу видит его слабые места. Или как минимум юрист клиента. На что можно надавить в случае возникновения конфликтной ситуации и, конечно, клиент этим может воспользоваться.
Договор с клиентом - это:
- основание для решения конфликтных ситуаций в суде;
- перечень услуг, круг ваших обязанностей и обязанностей заказчика;
- гарантия, что клиент вашу работу примет и оплатит, если вы все сделаете как договорились;
- согласование результата работ будет проходить в установленные сроки.
Почему акцент на зафиксированный письменно перечень услуг? Именно это является основополагающим в вашем договоре. Именно за услуги, которые перечислены в этом списке, клиент платит нам с вами деньги.
По своему опыту могу сказать, что клиенты делятся на 2 типа:
Первые: кто видит ценность в вашем продукте, кто уважает ваш труд, не выкатывает бесконечный список правок и не спрашивает через день: “ну когда там готово будет?”.
Вторые: ценность конечно видят в вашем продукте, но не прочь уронить по ценнику, дополнительно выклянчить еще каких-нибудь бесплатных услуг. Такие клиенты думают так: раз я заплатил столько денег за свой ролик, то буду выжимать по полной.
Если типаж большинства ваших клиентов — второй, сочувствую. Такое бывает, особенно поначалу, когда каждый клиент для вас — это возможность что-нибудь снять и положить в портфолио.
С такими клиентами нужно держать востро не только уши, но и документы: договор с клиентом, дополнительное соглашение к договору, акт сдачи-приемки работ и счет.
Недавно меня спросили коллеги по цеху, сколько стоит договор вашей студии? И я задумался, а действительно сколько? Сел посчитал и был шокирован цифрой в 300 000 рублей.
Сколько? Сколько? Да, это не опечатка. Именно такую сумму студия потеряла за время работы из-за неграмотно составленного договора. Только после этого я нашел в нашу команду грамотного юриста и мы шаг за шагом, проект за проектом, оттачивали наш договор, который после этого спас мне уже ни один миллион рублей.
2. Дополнительное соглашение к договору
Дополнительное соглашение к договору — документ, который необходим для фиксации новых договоренностей или изменения предыдущих.
Вроде бы все понятно, еще одно приложение к договору. Вроде бы можно и без этой бюрократии обойтись. Но, давайте разберемся подробнее, почему это важно.
Например: вам позвонил менеджер компании-клиента, после того как вы уже подписали договор и начали работу над сценарием и попросил внести корректировки: ролик будет не две, а четыре минуты и в ролике сделать акцент не на отдел продаж, а на оборудование, так как производство для нас приоритетное направление. И еще только через месяц вернется генеральный из отпуска и сможет согласовать сценарий, поэтому давайте пока подождем Не хитрым взглядом видны изменение ТЗ и сдвиг сроков проекта.
Вы это запомнили, записали. Специалистам передали информацию, провели съемки, сделали монтаж и вот уже счастливые идете демонстрировать клиенту результат работ.
И тут два сценария развития событий. Догадываетесь какие?
- Клиент подметил, что вы его услышали и сделали как он просил. Он рад и готов подписать с вами акт и провести остаток оплаты. Ну это прям идеальная картина мира (ну или внести некоторые небольшие правки). Верится очень слабо, хотя и бывает. Редко.
- Клиент посмотрел финальный результат и с непониманием смотрит на вас, а вы на него. И начинается: а почему ролик четыре минуты? Мы же на встрече и в договоре про две минуты говорили. Почему столько много оборудования? Отдел продаж совсем не показали. И вообще, вы на месяц позже сдали работу. И юристы с оригиналом договора рядом сидят и кивают. Думаю, что хэппи энд вас ждет не скоро.
И вы конечно начинаете пересказывать всю историю вашего разговора, про хронометраж, оборудование, что генеральный директор только через месяц вернется.
Но клиента не особо интересует, что он там говорил.
И скорее всего, чтобы получить оплату от клиента и подписать акт сдачи-приемки работ, вы пойдете переснимать отдел продаж, сокращать ролик и нести убытки на оплату подрядчиков из своего кармана.
И тут получается конфликт. Вы не зафиксировали дополнительным соглашением к договору то, что клиент захотел изменить, а клиент уже и не помнит что он там сказал 2 месяца назад впопыхах на эмоциях, все уже давным давно изменилось.
Я думаю, пример показательный. И фиксация изменений в ТЗ, а еще лучше — пересчет сметы, даже если клиенту кажутся эти изменения незначительными, уберегут вас от лишних трат и переделок.
3. Акт сдачи-приёмки выполненных работ
Именно подписание акта сдачи-приемки работ свидетельствует о том, что работы или их часть были выполнены, а указанные в нем даты и перечень работ подтверждают соблюдение сроков выполнения и объемов, предусмотренных договором. Подписанный акт является подтверждением того, что клиент оплатит вашу работу в полном объеме.
4. Счет на оплату работ
Счет на оплату – это документ, который содержит все необходимые реквизиты для оплаты безналичным способом.
Таким образом, выставление счета на оплату – это сообщение вашему заказчику реквизитов для оплаты, а также самого факта ожидания от него оплаты.
Будьте внимательны, когда отправляете счет какие реквизиты указаны. Если вы используете специальные сервисы электронных бухгалтерий (Контур.Эльба, Моё Дело, 1С) то там все выставляется автоматически. Если вы вручную это делаете, то будьте внимательны, порой ошибки в цифрах могут принести неприятные последствия.
5. Договор с подрядчиком
Договор подряда — это договор, согласно которому одна сторона – Подрядчик, обязуется выполнить по заданию другой стороны – Заказчика, определенную работу и сдать её результат. Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.
Заключаете вы со своими подрядчиками (режиссер, оператор, колорист, моушн-дизайнер, администратор и т.д.) договоры? Подписываете акты выполненных работ и соглашение о неразглашении коммерческой тайны?
Уверен, многие из вас этого не делают или вовсе считают, что в этом нет необходимости.
Или вы из тех, кто думает: “Мы же сделали уже ни один проект, я хорошо знаю подрядчика, он не подведет”. “Мне порекомендовали его коллеги, я уверен в их рекомендациях”. Вам знакомы эти слова?
Расскажу небольшую предысторию.
Когда мы только начинали работать и студия набирала обороты, а сил и времени, чтобы делать все одному уже не хватало, я расширял базу новыми специалистами.
Я знакомился с молодыми ребятами, мы делали вместе проекты и я не задумывался о том, что с подрядчикам тоже нужно подписывать договор.
А зачем? Я ставлю задачу, он выполняет. Ну да, на пару дней позже сдал проект, с клиентом всегда можно договориться.
Да, конечно можно, но когда ты делаешь клиентам, которым не горит срок или они тебя давно знают.
Я взял привычку фиксировать договоренности в социальных сетях (Миша, мы договорились с тобой на съемку на 25.10.2013 на 5000 рублей за 3 часа. Техника твоя.)
Примерно таким образом я и фиксировал все договоренности и в случае чего, мог найти в переписке подрядчика и вспомнить о каких суммах шла речь. Неплохая практика, согласитесь. Фиксировать договоренности обязательно нужно, но не только в социальных сетях.
Но как быть со специалистами, с которыми вы никогда не работали и быть уверенным в том, что все будет выполнено в срок?
Заключайте договор и прописывайте все важные пункты в договоре (сроки, вид и объем работ, стоимость и т.д.).
Вместе с договором, прописывайте календарный план работ (подробный график, что и когда сдается вам на согласование) — для соблюдения сроков, соглашение о неразглашении коммерческой тайны — чтобы подрядчик случайно не рассказал клиенту о своих расценках за работу на этом проекте.
6. Акт выполненных работ для подряда
Именно подписание акта сдачи-приемки работ для подрядчика свидетельствует о том, что работы или их часть были выполнены, а указанные в нем даты и перечень работ подтверждают соблюдение сроков выполнения и объемов, предусмотренных договором.
Подписание акта является подтверждением того, что права, описанные в договоре, переходят теперь полностью к вам, чтобы дальше вы могли их передать клиенту. Если акт не подписан, то права на всю выполненную работу принадлежат вашему подрядчику, а не вам. И в случае чего он может подать в суд на вашего клиента, да, да, вы не ослышались, за нарушение его авторских прав и незаконное использования объекта интеллектуальной деятельности.
7. Реестр документов
И конечно, немаловажно где и как учитываются все ваши договоры. Мой вам совет - пользуйтесь специальной таблицей — реестром документов.
Плюсы:
- вы всегда знаете какой номер документа присвоить новому договору;
- можете быстро найти договор с клиентом, посмотреть бюджет проекта и сроки по нему;
- увидеть какие акты и документы у вас на руках, а какие еще у клиента, какие подписаны, а какие еще нет.
8. Бриф или творческое и техническое задание
И на очереди пожалуй самое интересное - производство проекта. С чего начинается производство проекта, а порой даже и продажа? Конечно с брифа.
Бриф — еще один документ, который, помимо прочего, помогает также защитить вас защитить от "неадекватности" и “случайно появившихся хотелок” клиентов. Это техническое задание, которое вам клиент поручает.
Чем больший объём информации вы сможете получить от клиента на этапе первичного общения, тем точнее вы сможете оценить трудозатраты и стоимость проекта.
Что самое важное в брифе?
— Да все. Каждый пункт (хронометраж, наличие дикторского голоса, тон повествования, на что закрывает ролик и т.д.). Ведь от многих пунктов в брифе зависят расходы на команду и технику, а какие-то больше влияют на сценарий проекта.
Помните, бриф это не просто описание хотелки клиента — это полноценное техническое задание, которое нужно изучить, понять и проанализировать. Если клиент тянет с заполнением брифа, приезжайте к нему и заполняйте вместе. Объясняйте, что смету не можете посчитать, пока не будет заполнено техническое задание, только если это действительно так. После того как собрали всю информацию, сделайте бриф одним из приложений к договору и подпишите его с обеих сторон. Ведь именно бриф будет является основанием для проверки на качество и полноту выполненных работ в случае возможных разногласий с клиентом.
9. Смета проекта
Смета — расчет предстоящих расходов на реализацию проекта. И, пожалуй, это одна из самых важных составляющих проекта.
Все мы знаем, как плюс-минус составить смету. Но для многих подготовка сметы это до сих пор “русская рулетка”. Многие до сих пор делают своих сметы на глаз, поэтому и уходят в минус по проектам. Плавали, знаем. А вот именно по уму подойти к ценообразованию проектов — это уже не для каждого.
Чтобы быстро готовить сметы под любые проекты и быть уверенным в их грамотности и прибыльности, видеть то, сколько ты действительно заработаешь нужен шаблон сметы. Шаблоном я называю документ, в котором по максимуму учтены все возможные статьи расходов на самый максимальный проект, чтобы в нужный момент с помощью пары кликов сделать смету под конкретный проект, просто скрыв все лишнее. Документ станет удобным шаблоном только тогда, когда в нем будет учтено все возможное оборудование, специалисты, дополнительные расходы и т.д.
Мы в нашем шаблоне сметы собрали огромный список из 92 статей, чтобы при составлении расчета на любой проект все было учтено. И конечно все считается по формулам, без этого — никак.
10. Вызывной лист
Вызывной лист является основным документом съемочного периода и представляет собой график явки группы на площадку с информацией для всех департаментов, принимающих участие в съемках. Это главный документ для съемочной группы любого масштаба.
Перед составлением документа поинтересуйтесь у каждого специалиста сколько им нужно времени для подготовки. Например: у визажиста и стилиста сколько времени заложить на подготовку моделей, у гафера на построение световой схемы, у оператора на подготовку оборудования и т.д.
Порой составление такого документа отнимает очень много времени. Потраченное время при подготовке - залог успешной работы команды на проекте.
Боюсь, что если дальше так же подробно расписывать ценность каждого документа, то получится чтиво на пару вечеров, поэтому держите структурированным списком:
Работа с клиентами
- Договор на создание видеоролика
- Дополнительное соглашение к договору
- Акт сдачи-приемки услуг (общая форма)
- Счет на оплату работ
Работа с подрядчиками
- Договор с подрядчиками
- Акт выполненных работ для подряда
- Акт приема передачи материальных ценностей
- Приложение к договору 1.2 (графика)
- Приложение к договору 1.2 (администратор проекта)
- Приложение к договору 1.2 (режиссер)
- Соглашение о неразглашении коммерческой тайны
- Таблица с типовыми формулировками пунктов для работы с подрядчиками
- Образец письма для решения конфликтных ситуаций с Подрядчиком
Продажи
- Смета проекта
- Шаблон фирменного бланка
- Система мотивации менеджеров по продажам
Производство проекта
- Бриф (ТЗ)
- Договор с актером
- Согласие родителей на участие ребенка в рекламном ролике
- Договор аренды оборудования
- Акт приема-передачи по арендованного оборудования
- Тайминг съемочного дня
- Состав съемочной группы и список оборудования
- Календарный план проекта
- Вызывной лист
- Режиссерский сценарий
Финансовый и управленческий учет
- Документы для регистрация ИП
- Шаблон реестра документов
Ну как вам список из 28 шаблонов документов? Круто? Полезно?
Но это еще не все? Я с командой подготовил для вас ТОП 28 документов, которые снимают вашу боль и уберегают от необоснованных многократных правок клиента, пересъемок за свой счет, “игры со шрифтами” (вы сделаете, а мы посмотрим как нам больше понравится), неоплаты ваших работ, затягивания сроков подрядчиками и кучи другого геморроя.
Когда я готовил эту статью, я подумал: интересно, а сколько реально стоят эти документы и за сколько я бы готов был их купить, зная, что они мне помогут сэкономить не одну сотню тысяч рублей, нервные клетки и помогут надолго избежать появления седых волос. Могу сказать одно, если бы мне в свое время предложили купить пакет всех этих документов, с которыми я не буду знать бед, пусть даже и за 150 000 рублей, то я бы конечно же не раздумывая купил.
Деньги не малые, но заплатить 150 000 за такой обширный пакет документов, обкатанных на практике и проверенных ни раз в бою точно не дорого. Куда дороже будет переснимать за свой счет, вносить по 100 раз правки и бегать за клиентом, уговаривая оплатить вашу работу.
А теперь спецпредложение для вас — читателей моего сайта. Мы готовы отдать все эти материалы за сумму в 10 раз, а то и более, ниже реальной ценности — за 15 т.р. 15 т.р. за всё, Карл!
Если ты понимаешь каких трудов реально стоит разработка всех этих материалов с нуля и сколько времени, сил и средств это отнимет и не прочь сэкономить 135 000 рублей — жми сюда и пиши мне кодовую фразу “Алексей, нужны документы”.
Я лично отвечу на все твои вопросы и помогу приобрести весь пакет документов, который мы каждый день используем в работе нашей Студию Ruvision. Первым пяти, купившим весь пакет документов, я подготовил бонусы — видео-инструкции по самым сложным шаблонам. Успевайте!